Pièces et constats
Comment répondre aux demandes de pièces d'un auditeur, répondre aux constats, et garder le dossier de la mission au même endroit.
Une fois un contrat financé, l'espace de travail du projet est l'endroit où se déroule la mission. Ses onglets : vue d'ensemble, messages, jalons, pièces, constats, séances, fichiers et litiges.
Demandes de pièces #
Un auditeur demande une pièce en publiant une demande dans l'onglet pièces : ce dont il a besoin, pourquoi, et pour quand. Chaque demande est une ligne du registre de pièces avec un état : ouverte, fournie, acceptée, ou refusée avec une note.
Pour y répondre, téléversez le document en regard de la demande ou joignez un fichier déjà présent dans la mission. Les fichiers sont stockés chiffrés, seules les parties au contrat et les médiateurs d'Auditly peuvent les ouvrir, et chaque téléchargement est journalisé. L'auditeur accepte ensuite la pièce ou explique ce qui manque.
Le registre est le dossier de la mission. Rien n'y est supprimé ; une demande retirée ou un fichier remplacé reste visible comme tel.
Constats #
Quand l'auditeur identifie un écart, il soulève un constat : l'observation, la clause ou la mesure concernée, sa gravité, et ce qui le satisferait. Un constat reste ouvert jusqu'à votre réponse.
Votre réponse est écrite dans le constat : ce qui a été fait, ou est prévu, et pour quand. L'auditeur clôt ensuite le constat comme traité, le garde ouvert avec une note, ou le retire. Chaque réponse et chaque décision reste sur le constat, pour que le rapport final corresponde au dossier.
Séances #
Entretiens, revues de processus et réunions de revue sont planifiés dans l'onglet séances. L'auditeur propose un créneau, vous le confirmez ou le déclinez avec une note ; les deux agendas montrent la même chose.
Messages #
Les messages de l'espace de travail appartiennent au contrat et restent dans son dossier. Avant le financement du contrat, les coordonnées saisies dans un message sont masquées ; après le financement, elles passent.
Fichiers #
Les documents qui appartiennent à la mission mais à aucune demande en particulier vivent sous fichiers : le rapport, l'énoncé de périmètre, la proposition signée.