Nachweise und Feststellungen
Wie Sie Nachweisanfragen eines Auditors beantworten, auf Feststellungen reagieren und das Protokoll des Auftrags an einem Ort halten.
Sobald ein Vertrag finanziert ist, findet der Auftrag im Arbeitsbereich des Projekts statt. Seine Reiter: Überblick, Nachrichten, Meilensteine, Nachweise, Feststellungen, Termine, Dateien und Streitfälle.
Nachweisanfragen #
Ein Auditor fordert Nachweise an, indem er im Reiter Nachweise eine Anfrage stellt: was er braucht, warum, und bis wann. Jede Anfrage ist eine Zeile im Nachweisregister mit einem Status: offen, bereitgestellt, akzeptiert oder mit Anmerkung abgelehnt.
Um eine zu beantworten, laden Sie das Dokument zur Anfrage hoch oder hängen eine Datei an, die schon im Auftrag liegt. Dateien werden verschlüsselt gespeichert, nur die Vertragsparteien und die Mediatoren von Auditly können sie öffnen, und jeder Download wird protokolliert. Der Auditor akzeptiert den Nachweis dann oder erklärt, was fehlt.
Das Register ist das Protokoll des Auftrags. Nichts darin wird gelöscht; eine zurückgezogene Anfrage oder eine ersetzte Datei bleibt als solche sichtbar.
Feststellungen #
Wenn der Auditor eine Lücke erkennt, erhebt er eine Feststellung: die Beobachtung, die betroffene Klausel oder Maßnahme, die Schwere und was sie beheben würde. Eine Feststellung ist offen, bis Sie antworten.
Ihre Antwort wird in die Feststellung geschrieben: was getan wurde oder geplant ist, und bis wann. Der Auditor schließt die Feststellung dann als behoben, hält sie mit Anmerkung offen oder zieht sie zurück. Jede Antwort und jede Entscheidung bleibt an der Feststellung, damit der Abschlussbericht dem Protokoll entspricht.
Termine #
Interviews, Begehungen und Besprechungen werden im Reiter Termine geplant. Der Auditor schlägt einen Termin vor, Sie bestätigen ihn oder lehnen ihn mit Anmerkung ab; beide Kalender zeigen dasselbe.
Nachrichten #
Nachrichten im Arbeitsbereich gehören zum Vertrag und bleiben bei seinem Protokoll. Bevor der Vertrag finanziert ist, werden Kontaktdaten in einer Nachricht maskiert; nach der Finanzierung gehen sie durch.
Dateien #
Dokumente, die zum Auftrag, aber zu keiner einzelnen Anfrage gehören, liegen unter Dateien: der Bericht, die Beschreibung des Umfangs, das unterzeichnete Angebot.